Integriteitscharter en integriteitsbeleid

Fracarita Belgium vraagt van zijn medewerkers en vrijwilligers de nodige professionaliteit, integriteit en teamgerichtheid. Het is belangrijk dat elk in zijn relatie tot anderen, in het bijzonder met de hulpbehoevenden, zich op een correcte manier gedraagt. Voor alle activiteiten binnen de werking van Fracarita Belgium wordt nauwlettend toegekeken dat er geen schendingen gebeuren tegen het integriteitscharter dat de hele Belgische sector van ontwikkelingssamenwerking in 2018 heeft ondertekend en dat sedert de nieuwe wet op ontwikkelingssamenwerking van 2020 voor alle actoren geldt. Fracarita Belgium werkte een integriteitsbeleid uit dat garandeert dat de bepalingen van het Integriteitscharter ook zijn geïntegreerd in de interne werking van de organisatie, evenals bij interventies.

Ethische code en gedragscode

We keuren elke vorm van integriteitsschending (zowel misbruik, fraude, als corruptie) af. Daarom bestaat er, naast het integriteitsbeleid, een Ethische Code en een Gedragscode. Dit is een contractuele verbintenis voor alle bestuursleden, medewerkers en contractuele vrijwilligers van Fracarita Belgium, alsook voor deelnemers aan reizen georganiseerd door de ngo.

In het geval van schendingen van de Ethische Code met inbegrip van de Gedragscode, is er de mogelijkheid dit te melden via onderstaand meldpunt. Elke persoon (getuige of slachtoffer) die geconfronteerd wordt met gelijk welke vorm van integriteitsschending (zowel misbruik, fraude, als corruptie) – zowel op het terrein, bij activiteiten in eigen land of op de hoofdzetel in Gent – kan (vertrouwelijk) contact opnemen. Dit geldt ook voor schendingen bij of door partnerorganisaties van Fracarita Belgium.

Klachtenbehandelingsprocedure

Meldingen zetten een klachtenbehandelingsprocedure in werking. Deze procedure wordt gedeeld met de melder, zowel in de vorm van de volledige procedure als in de toegankelijkere vorm van het boomdiagram. Tijdens de klachtenbehandelingsprocedure wordt vooronderzoek en onderzoek gevoerd, in een sfeer van vertrouwelijkheid.

Transparantie over integriteitsschendingen, meldingen en het integriteitsbeleid

Jaarlijks wordt in het jaarverslag gerapporteerd over het aantal meldingen, het aantal keren dat de raadgever integriteit is geraadpleegd, de aard van de integriteitsschending(en) en over de klachtenbehandeling. Dit is puur informatief/cijfermatig en waarborgt zo anonimiteit van en respect voor melder, slachtoffer en betrokkenen. Ook wordt er gerapporteerd over de nieuwe preventieve en curatieve maatregelen die Fracarita Belgium dat jaar heeft ondernomen op vlak van integriteit.

Meldpunt voor integriteitsschendingen en klachten

In het geval van schendingen van de Ethische Code met inbegrip van de Gedragscode, is er de mogelijkheid dit te melden. Elke persoon (getuige of slachtoffer) die geconfronteerd wordt met gelijk welke vorm van integriteitsschending (zowel misbruik, fraude, als corruptie) – zowel op het terrein, bij activiteiten in eigen land of op de hoofdzetel in Gent – kan (vertrouwelijk) contact opnemen. Dit geldt ook voor schendingen bij of door partnerorganisaties van Fracarita Belgium.

Integriteitsverantwoordelijke

De directeur van Fracarita Belgium is, als verantwoordelijke voor de dagelijkse werking van de organisatie, verantwoordelijk voor het bevorderen, implementeren en handhaven van het integriteitsbeleid. Als integriteitsverantwoordelijke zorgt hij/zij ervoor dat alle activiteiten, beslissingen en gedragingen binnen de organisatie in overeenstemming zijn met het integriteitscharter en de ethische normen en regels binnen de eigen organisatie. De integriteitsverantwoordelijke ziet er verder op toe dat het integriteitsbeleid van de organisatie regelmatig wordt bijgewerkt om te voldoen aan veranderende ethische of wettelijke eisen. Dit alles wordt uitgevoerd in samenwerking met de kwaliteitsmanager.

Contactgegevens Jan Decoene (directeur): jan.decoene@fracarita.broedersvanliefde.be, tel. +32 9 398 70 55

Raadgever Integriteit

Medewerkers en vrijwilligers van Fracarita Belgium kunnen in vertrouwen terecht bij de raadgever integriteit voor advies over ethische kwesties, integriteitsdilemma’s en mogelijke schendingen.

Medewerkers kunnen in vertrouwen praten met de raadgever integriteit over mogelijke misstanden of zorgen. Indien er sprake is van een uitzonderlijke situatie, zoals een ernstig en dreigend gevaar voor de persoon of organisatie, kan afgeweken worden van het vertrouwelijkheidsprincipe. Nieuwe raadgevers integriteit ontvangen steeds een opleiding hiertoe, zodat ze over de juiste vaardigheden beschikken om zich optimaal van hun taak te kunnen kwijten. De functie ‘Raadgever integriteit’ wordt gedeeld met de centrale diensten van de vzw Organisatie Broeders van Liefde.

Contactgegevens Kristien Segers (raadgever integriteit): kristien.segers@broedersvanliefde.be, tel.: +32 9 241 19 92

Klachtenmanager

De klachtenmanager zorgt voor een adequate en tijdige identificatie en afhandeling van klachten, vb. klachten die binnenkomen via het klachtenmeldpunt van Fracarita Belgium, en dit conform de klachtenbehandelingsprocedure gelinkt aan het klachtenmeldpunt van Fracarita Belgium. De klachtenmanager houdt een meldingsregister bij en rapporteert direct aan de integriteitsverantwoordelijke, tenzij de klacht gericht is tegen de integriteitsverantwoordelijke zelf of de integriteitsverantwoordelijke te nauw betrokken is bij de aangeklaagde situatie. In dat geval rapporteert de klachtenmanager aan de voorzitter van het Bestuursorgaan van Fracarita Belgium.

De klachtenmanager werkt samen met de integriteitsverantwoordelijke aan de permanente verbetering van de interne integriteitssystemen, lerende uit binnengelopen klachten. De functie ‘klachtenmanager’ wordt gedeeld met de centrale diensten van de Vzw Organisatie Broeders van Liefde.

Contactgegevens Nicolas Vandeweerd (klachtenmanager): klachten.fracarita@broedersvanliefde.be, tel.: +32 9 241 19 21

Back-up klachtenmanager

Fracarita Belgium voorziet (als risicobeheersmaatregel) sinds 2024 in een ‘back-up klachtenmanager’, om voorbereid te zijn op een situatie waarbij de klachtenmanager omwille van ziekte, vakantie, afwezigheid geen tijdig gevolg kan geven aan een melding. Mocht zich dit scenario voordoen, dan neemt de back-up klachtenmanager de taak van klachtenmanager over met als doel ten alle tijde te kunnen gehoor en opvolging geven aan een binnenkomende klacht. Op deze manier wordt de klachtenmelder tijdig geholpen, kan onmiddellijk worden ingegrepen indien nodig (bv. Indien integriteitsschendingen bij het melden van de klacht nog steeds zouden plaatsvinden).

Contactgegevens Jacob Vermeire: jacob.vermeire@fracarita.broedersvanliefde.be, tel.: +32 9 389 70 51

Klachtencommissie

Naast bovenstaande rollen, is er ook een Klachtencommissie. De klachtencommissie is samengesteld uit de Raadgever Integriteit, de Klachtenmanager en een daarvoor aangesteld lid van het Bestuursorgaan van Fracarita Belgium. De Klachtencommissie komt tussen in specifieke situaties die opvolging nodig hebben. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de ontvangende partij niet tevreden is over de manier waarop een klacht is behandeld. Zij mag dan vragen de klacht te laten voorkomen op de klachtencommissie. Het doel van de commissie is een onpartijdig advies te geven om de klachten met betrekking tot individuen of deze ontevredenheid op te lossen.

De klachtencommissie is te contacteren via het daartoe aangestelde lid van het Bestuursorgaan: Luc Van Dyck: luc.vandyck.fc@broedersvanliefde.be, tel.: +32 478 78 89 38

Voorzitter

Klachten tegenover de klachtenmanager zelf of tegenover de directeur van Fracarita Belgium kunnen worden gemeld bij de voorzitter van Fracarita Belgium, die deze klacht eveneens zal behandelen conform de interne klachtenbehandelingsprocedure.

Contactgegevens Br. Veron Raes (voorzitter): veron.raes.fc@broedersvanliefde.be, tel.: +32 474 46 67 79